Nowoczesne przedsiębiorstwa skupiają się na podwyższaniu standardów nie tylko w zakresie obsługi klienta, ale również pracowników. Jedną z norm jest obecnie dbałość o sprawny przepływ informacji. W tym celu stworzono portal pracownika. Czym dokładnie jest ta platforma, jakie funkcje powinna oferować i kto powinien w nią zainwestować? 

Czym jest portal pracownika?

Portal pracownika to skuteczne narzędzie służące do wymiany informacji między administracją a pracownikiem. Najczęściej przyjmuje postać aplikacji, do której można się zalogować z dowolnego urządzenia mającego dostęp do internetu. Rozwiązanie to służy do cyfrowego przeglądania oraz edycji danych. Pracownik może w ten sposób sprawdzić grafik, przesłać zaświadczenie, zgłosić wniosek urlopowy oraz sprawdzić liczbę wykorzystanych i dostępnych dni urlopowych.

Czas to pieniądz, zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Doskonale wiedzą o tym twórcy oprogramowania znanego jako portal pracownika UNIS PP (szczegółowe informacje znajdziesz, wchodząc na stronę https://www.autoid.pl/platforma-unis/portal-pracownika-unis-pp). Nowoczesne oprogramowanie pozwala na zapoznanie się z paskiem płacowym, sprawdzenie grafiku, wysyłanie dokumentów, a nawet realizację szkoleń! A wszystko odbywa się online, bez niekończących się kolejek do biura administracji.

Inną zaletą jest bezpieczeństwo przechowywanych i przesyłanych informacji. Eliminacja papierowych wniosków niweluje ryzyko, że dokumenty trafią w ręce osoby niepowołanej, zwłaszcza gdy mowa o zaświadczeniach, w których znajdują się poufne dane pracownika.

Jakie funkcje powinien zawierać portal pracownika?

Portal pracownika to bez wątpienia niezbędne narzędzie w nowoczesnych firmach. Jakie funkcje powinien oferować?

Składanie wniosków urlopowych – pracownik może szybko złożyć odpowiedni wniosek urlopowy, wybierając opcję urlopu wypoczynkowego, na żądanie, rodzicielskiego czy bezpłatnego. System powinien umożliwić sprawdzenie puli wykorzystanych oraz dostępnych dni urlopowych, a także na bieżąco aktualizować informacje dotyczące statusu przetwarzanego wniosku. Dzięki temu można upewnić się, że został on zatwierdzony.

Zgłaszanie nieobecności – opcja szczególnie ważna podczas pracy w zakładzie działającym w systemie zmianowym. Wyobraźmy sobie, że pracownik powinien udać się na poranną zmianę, ale późnym wieczorem dowiaduje się, że musi następnego dnia zostać w domu. Jego obowiązkiem jest poinformowanie o tym przełożonego, ale nie zrobi tego w nocy. Może wstać wcześnie rano, co wiąże się z czekaniem na linii, aż pracodawca odbierze telefon. A wystarczy zalogować się do portalu pracownika i poinformować o nieobecności – o dowolnej porze!

Podgląd paska płacowego – jedna z najważniejszych dla pracownika informacji. Zaawansowane systemy pozwalają na podgląd naliczonego wynagrodzenia z uwzględnieniem dodatków za pracę w weekendy i w godzinach nocnych, nadgodzin, kwoty wynagrodzenia podczas przebywania na urlopie czy zwolnieniu lekarskim. Dodatkowo portal oferuje nie tylko podgląd aktualnego paska płacowego, ale również wszystkich poprzednich.

Połączenie z systemem rejestracji czasu pracy – funkcja przydatna przede wszystkim dla pracodawcy. Integracja systemu RCP z portalem pracownika umożliwia szybki import danych dotyczących wejść i wyjść, spóźnień oraz nieobecności, co znacznie ułatwia obliczanie wynagrodzenia, eliminując jednocześnie wszelkie wątpliwości.

Realizacja szkoleń – organizacja stacjonarnych szkoleń wstępnych, okresowych, BHP, ewakuacyjnych czy RODO wiąże się z koniecznością wygospodarowania miejsca na szkolenie, zatrudnieniem trenerów oraz zaangażowaniem pracowników na dłuższy czas. Szkolenie na portalu pracownika eliminuje te niedogodności.

Kto powinien zainwestować w portal pracownika?

W portal pracownika powinny zainwestować przede wszystkim przedsiębiorstwa działające w branży przemysłowej, produkcyjnej czy logistycznej.

Zdecydowanie jest to oprogramowanie dla zakładów, które zatrudniają dużą liczbę pracowników. Portal pracownika wpływa na zmniejszenie czasu nieproduktywnego przeznaczanego na wizyty w kadrach, a to przekłada się na wyższe wskaźniki wydajnościowe firmy. Istotną kwestią jest też redukcja papierowej dokumentacji, co pokazuje świadomość zakładu dotyczącą wagi ekologicznych rozwiązań.

W branży przemysłowej nie możemy całkowicie pozbyć się niektórych problematycznych aspektów takich jak generowanie odpadów czy praca wielozmianowa. Korzystanie z nowoczesnego oprogramowanie polepsza wizerunek przedsiębiorstwa, pokazując dbałość o środowisko oraz zadowolenie pracowników.